第一章 总则

第一条 为了规范行政处罚档案质量，提高行政机关依法行政水平， 根据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国档案法》、《山东省行政执法监督条例》等法律法规的规定制定本规范。

第二条 本规范适用于本行政区域内各级行政执法机关（包括法律法规授权或委托的事业单位，以下简称行政执法单位）依法作出的行政处罚案件。

第三条 本规范所称行政处罚档案是指具有行政处罚权的行政执法单位按照法定的程序，在办理行政处罚案件过程中直接形成的，反映执法活动全过程的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。

第四条 行政处罚档案是国家档案的重要组成部分，是涉及公民、法人或者其他组织权益的重要信息资源，各单位和公民个人都有保护行政处罚档案的义务。

第五条 各级行政执法单位要高度重视行政处罚档案管理工作，将其纳入档案基础业务建设范畴。各级档案行政管理部门要依法加强对行政处罚档案工作的监督和指导。

第六条 行政处罚档案应由本单位档案机构集中统一管理，任何部门和个人不得据为己有。确因工作需要或者保管条件限制的，可由业务部门暂时管理2年，有关业务部门应当保障档案安全，每年向本单位档案机构移交行政处罚档案目录和上报档案统计数据，并接受档案机构的监督和指导。

第二章 行政处罚档案的归档范围和质量要求

第七条 行政处罚档案归档范围：

（一）适用简易程序的行政处罚案件，应归档符合行政处罚规定的处罚决定书、当场处罚备案表、缴纳罚款收据等；

（二）一般程序的行政处罚案件，应归档符合行政处罚规定的现场检查笔录、立案审批表、调查笔录、通知书、行政处罚告知书、行政处罚决定书、送达回证、结案报告、建议书、登记保存（封存）（扣押）决定书、解除登记保存（封存）（扣押）决定书等；

（三）应用听证程序、移送案件或申请延长办案时间的案件，除应归档一般程序的必备文件材料外，还应归档听证通知、听证笔录、案件移送书或案件办理报批书等文件材料；

（四）与具体案情直接有关的记录、视频、实物等关联依据性文件，也属于归档文件范围。如“案件讨论记录”、“醉驾现场视频关键证据”等。

第八条 行政处罚档案的质量要求：

归档文件应真实、准确，反映行政处罚活动的客观情况；全面、完整、系统依法记录行政处罚活动的全过程。

（一）格式正确，纸质文件材料须采用A4标准无酸纸制作；

（二）文件材料字迹必须清楚、整洁，符号正确，签章完备；

（三）载体和书写材料应符合耐久性要求。

第三章 行政处罚档案的整理

第九条 行政处罚档案的整理是指对行政处罚档案进行分类、排列、组卷、编目、装订，使之有序化的过程。

第十条 分类

行政处罚档案分为简易程序行政处罚档案、一般程序行政处罚档案两大类。

第十一条 卷内文件的排列

卷内文件材料按照文件材料的重要程度进行排列。结论性的材料放在前面，印证性的材料放在后面。

行政处罚档案卷内文件材料的一般排列顺序是：

1.行政处罚决定；

2.上级部门交办、其他部门移送、群众举报案件的材料；

3.案件受理、立案审批表；

4.现场检查笔录；

5.登记保存（封存）（扣押）决定书；

6.调查笔录；

7.案件讨论记录；

8.通知存根；

9.行政处罚告知书；

10.送达回证；

11.解除登记保存（封存）（扣押）决定书；

12.案件移送书；

13.案件办理报批书；

14.听证申请书，举行听证通知书及听证笔录；

15.建议书；

16.检验（检定）（鉴定）委托书；

17.涉案物品清单；

18.强制执行申请书；

19.涉案物品处理记录、处理凭证；

20.结案报告；

21.其他应归档的文件材料。

第十二条 组卷

简易程序行政处罚档案按形成时间顺序，将案件的责令改正（更正）通知书、现场处罚决定书等有机联系文件组成一个保管单位，按照《归档文件整理规则》（DA/T 22-2000）的规定进行组卷。

一般程序（听证程序）行政处罚档案按“一案一卷”的原则组卷，同一案件文件材料数量过多时，可适当调整成若干分卷。

第十三条 卷内文件页号的编写

卷内文件有图文的页面均应编写页号。页号编写位置：单面书写文件在右上角；双面书写文件，正面在右上角，背面在左上角。各分卷之间不连续编页号。页号以阿拉伯数字编写。

第十四条 卷内目录的编制

卷内目录包括以下内容：

1.顺序号：卷内文件的排列序号。用阿拉伯数字从“1”起依次标注卷内文件的顺序，一份文件只标注一个顺序号。

2.文号：文件编号。文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。

示例：“鲁档发【2002】16号”

3.责任者：对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。责任者只有一个时，照原文填写。责任者有多个时，第一顺序选择立档单位责任者；立档单位不是责任者时，选择主要责任者填写。责任者用全称或规范化简称。示例：“山东省工商局”。

4.题名：文件的标题。文件没有题名时，依据其内容拟写题名，并加“[ ]”号。

示例：[关于XX案件的协查函]

5.日期：文件形成的日期。用8位阿拉伯数字表示，第1-4位数表示年，第5-6位数表示月，第7-8位数表示日。示例：2003年2月8日填写为“20030208”。

6.页数：按照《归档文件整理规则》（DA/T 22-2000）组卷的，每份文件首页上方空白处加盖件号章，标注此份文件页数，卷内目录页号栏上应填写此份文件页数；按照“一案一卷”组卷的，应标识此份文件对应页数。示例：“06-12”。

7.备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。

第十五条 案卷封面编制

封面填写主要包括以下内容：

1.全宗名称：即立档单位名称，用全称或规范化简称。

2.案卷类别：行政处罚档案。

3.案件名称（案卷题名）：简要写明违法主体和违法行为。示例：“XX市XX 电子有限公司销售未经型式批准建立的进口计量器具案”。

4.处理结果：处罚决定中确认的处罚内容，或者复议决定确认的处罚内容或者诉讼确认的处罚内容。要求分项写明行政处罚的方式。示例：“1、责令补办型式批准手续；2、罚款XXX元。”

5.卷内文件起止时间：卷内文件形成的起止日期。示例：“自2002年4月10日至2002年5月16日止”

6.保管期限：根据档案保管期限表划定的保管期限。示例1：“永久”，示例2：“30”，示例3：“10”

7.卷内文件数量：本案件共有的档案数量及各卷内的文件份数和页数。示例：“本案共15卷，本卷为第8卷13件167页”

8.归档号：行政处罚档案的归档顺序号。

第十六条 卷内备考表的编制

卷内备考表内容包括：

1.本卷情况说明：说明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量，缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，组卷情况。

2.立卷人：由责任立卷者签署。

3.检查人：由档案质量审核者签署。

4.立卷时间：完成档案立卷的日期。

第十七条 案卷的排列

按照行政处罚决定书字号或结案时间顺序排列。

第十八条 案卷目录的编制

案卷目录包括序号、档号、案件名称、起止日期、页数、保管期限、备注等项目。

第十九条 档号编制

按《档号编制规则》（DA/T13-1994）规定编制。由全宗号、案卷目录号（或类别号）、案卷号、顺序号（件）号、页（张）号组成。档号采用以下两种结构中的一种：

全宗号-案卷目录号-案卷号-顺序号（件）-页（张）号

示例：“J035-005-016-025”

全宗号-类别号-案卷号（件）号

示例：“J036-1•3-021”

1.全宗号：档案馆（室）给定每一个全宗的代码。全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一全宗的进馆顺序号。示例：“J036”

2.案卷目录号：全宗内案卷所属目录的代码。以三位阿位伯数字标识。

3.类别号：馆（室）藏档案类别的代码。是由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。不同级位之间可用间隔符“•”分开。不产生误解时，可省略间隔符。类别号一般不应超过三级。示例：“J063-SA3-048”中的“SA3”。

4.案卷号：档案排列的顺序号。案卷号用三位阿拉伯数字标识。若设分卷的档案，则在案卷号后用阿拉伯数字标识，并加“（）”。示例：“J063-016-123（1）”

5. 硬封面卷脊填写年度、全宗号、案卷目录号（类别号）、案卷号。

第二十条 案卷格式

案卷格式按《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）规定。案卷封面采用硬封面和软封面两种形式。采用软封面的，逐卷装订后，装入档案盒。

封面用材按照《无酸档案盒卷皮卷盒用纸及纸板》（DA/T24-2000）执行。

硬封面的规格：封面尺寸规格采用310mm×220mm（长×宽）。封底尺寸同封面尺寸。封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm宽的折叠纸舌。卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。

软封面的规格：软封面的规格为封底封面尺寸相同。封面内页可打印或印制档案卷内目录，封底内页可印制档案备考表。

第二十一条 档案装订

档案装订采用三孔一线的装订方式，并由立卷人在装订线结扎处贴封条后加盖骑缝章，以示负责。

第四章行政处罚档案的电子目录及电子文件

第二十二条 电子目录是将档案目录依照一定的格式输入计算机内，生成可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。

第二十三条 行政处罚档案应建立案卷级电子目录数据库。

第二十四条 行政处罚档案案卷级目录著录项目按《档案著录规则》（DA/T18-1999）规定执行。著录项目中全宗号、目录号和类别号、案卷号、案件名称（案卷题名）、责任者、文件起始时间、文件终止时间、卷内文件份数、保管期限、数据库级别、载体类型为必须著录项目，密级、分类号、主题词或关键词、载体规格、载体数量、附注、全文标识等其他著录项目为选择著录项目。

第二十五条 与行政处罚档案相对应的归档电子文件整理按《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）规定执行。

第二十六条 与行政处罚档案相对应的纸质图片、底片整理按《照片档案管理规范》（GB/T 11821—2002）执行。

第二十七条 与行政处罚档案相对应的实物证据整理按照实物形状和形成时间编写分类大流水号，并在实物证据上编写相对应的行政处罚档案的档号加分类大流水号，便于今后利用档案时检索。

第五章 附则

第二十八条 本规范由山东省档案局负责解释。

第二十九条 本规范自2015年6月1日起施行