1.档案机构：通常单位设有档案科或档案室，并有专(兼)职人员从事档案工作，或者明确某个内设机构（如办公室等）负责档案工作，并有专（兼）职人员负责该项工作。以上均视为设置有档案机构。设置档案工作机构，必须有明文规定，明确机构的名称、职责、任务、职权、隶属关系、人员配备等。

2.专职人员/兼职人员：很明显，你365天，天天鼓捣档案就是专职，如果除了档案工作外，还有很多其它工作一起烦扰你，很悲催，你就是兼职。不管专职人员还是兼职人员都是指的在职职工，临时工不算哦。

3.本年经费投入：购买档案橱具、档案盒、档案用微机、复印机、打印机、加湿器、除湿机、空调、消防用品等等都算是投入哦。开会说，用于档案学习培训的费用也是哦。注意计量单位是万元，不要把全国的经费都让你家给投入了！！！

4.室存档案：就是截止到目前，你档案库房保管的所有门类档案，也就是问你有多少档案家底。档案门类包括文书档案、会计档案、科技档案、照片档案、声像档案、实物档案、还有你们自己的专门业务档案等等。业务档案必须纳入统计！！！

5.全宗：概念很专业，解释了怕搞晕你，想知道自己全宗个数？会上专家讲，全宗简单来说，一个立档单位就是一个全宗。一般情况，如果你是基层单位就1个，如果是档案馆我也不用解释了，嘿嘿：）还有一种情况就是，比如人社局，是由两个单位合并的，这样的话有可能存在多个全宗

6.案卷：哎，很多人都没见过案卷，就是将联系密切的若干文件组合后放入卷皮中装订起来形成的档案形式。

7.以件为单位档案：以件为单位进行归档文件整理，这是对传统立卷方式进行归档文件材料整理的改革，说白了就是一份自然件为单位装订好，放入档案盒中，这个大家都经常见吧。2001年及其以后档案大多是这样的。

8.排架长度：很明确，档案放在档案橱或密集架上，量一量有多长啊？或者说，把档案摞起来，有多高？：）

9.录音磁带、录像磁带、影片档案：这个不用解释了吧，能看懂中文就明白。

10.照片档案：我有些散放的照片算档案吗？对不起，不算。你得将这些照片整理好了，放入照片档案册中，并将每张照片的拍摄时间、地点、人物、事由、背景信息、摄影者填好了，并做好照片档案目录，才叫照片档案。

11.底图：基建档案材料的一种，就是那些个整理好的图纸啥的。

12.缩微胶片：这玩意，说实在我只见过一次，不过我想你可以上百度搜下，肯定有照片。

13.实物档案：这个很容易理解，荣誉奖牌、证书、奖杯、作废的公章等等这些都是，需要编号，做好目录，这才叫实物档案。乱七八糟放一块，那叫杂物。

14.本年接收档案：就是你整理的最近一次年份的档案数量。

15.室存档案的历史分期：1949年，中华人民共和国成立了，你单位室存档案有49年前的吗？49年后的就是建国后的。

16.室存资料：指己编目的用作资料的古籍、图书、期刊、报纸等,以及其它形式的技术资料、编研资料。报纸一月合订为一册，期刊一年合订为一册。

17.档案编目情况：有档案没有目录怎么查？这里主要是让你回顾下自己都有哪些检索工具，纸质目录，还是放到微机里的机读目录。

18.全引目录=案卷目录+卷内文件目录。归档文件目录这个大家都知道吧。每年催各位交的作业之一。

19.档案室总建筑面积=档案人员的办公室面积（这个一定有）+档案阅览室面积（这个可能没有，也可能与办公室在一起了）+档案库房面积（有就填，没有不填），当然有些单位还有档案展览室或档案展厅什么的，这也算是档案室的功能用房之一，面积当然也应该加进去。

20.档案室设备：这个有就填，没有就拉到。只要为档案管理工作服务的都算。

21.机读目录：即计算机可读目录,指输入计算机并通过计算机进行编制和检索的档案目录。案卷目录属于案卷级目录；全引目录中的卷内文件目录，归档文件目录属于文件级目录。注意机读目录单位是万条，不要给俺造天文数字！！

22.室存电子档案：单位档案室计算机中或光盘、硬盘中保存的文书类电子档案、数码照片、数字录音、数字录像、室存档案数字化副本等数字形态的档案。

23.文书类电子档案：文书类电子档案是指形成于办公自动化、电子公文传输平台等业务系统，归档后保存于各级立档单位档案室或各级国家综合档案馆的原生文书类电子档案。说白了就是将电子公文和电子公文流转过程形成的领导阅批信息、印迹、公文形成时间、防伪标识等元数据，整理后形成的电子档案。目前来说，很少有能实现这个的单位。大部分都是将纸质档案进行数字化扫描，形成纸质档案数字化副本。

24.数码照片：就是数码照相机中形成的，保存在计算机或光盘、硬盘等载体中，并经过整理归档的照片。

25.数字录音、数字录像：数码录音笔、数字摄像机等设备形成的，保存在计算机或光盘、硬盘载体中，并经过整理归档的录音、录像数据。

26.室存档案数字化副本 ：就是将纸质档案、纸质照片档案、录音磁带、录像磁带、影片档案等非数字形态的档案，经过扫描仪或其他数字转换设备，转换成可以在计算机中查阅和存取的数字形态的档案。说白了就是把纸质的档案变成电子的档案。